Compliance, piani interni di conformità e digitalizzazione

Dallo scorso 9 settembre, con il Reg. n. 2021/821, l’Unione europea ha adottato nuove regole in materia di dual use, il regime di controllo sulla movimentazione dei beni che possono avere impieghi civili e militari.

di Benedetto Santacroce e Ettore Sbandi – Studio legale Santacroce&Partners

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11 apr 2022

Procedure autorizzative più rapide, approccio di premialità per gli operatori affidabili e controlli più puntuali e ad ampio spettro per la movimentazione dei prodotti dual use. Sono queste le linee direttrici che accompagneranno l’implementazione delle nuove regole che l’Unione europea ha adottato in materia di dual use, il regime di controllo sulla movimentazione dei beni che possono avere impieghi civili e militari.

Queste linee direttrici impongono alle imprese di rivedere i propri processi interni e di predisporre, nella logica della compliance e della snellezza dei traffici internazionali, piani di conformità che rispettino le raccomandazioni europee.

[Sul tema dei beni dual use, rimandiamo a due articoli di approfondimento: "Export control e Made in Italy: i punti di forza del nostro paese" e "L'orizzonte del commercio internazionale per le imprese della meccanica".]

Dallo scorso 9 settembre è infatti in vigore il Reg. n. 2021/821 che ha riformato, nel senso di un recast, il precedente Reg. n. 428/2009, aggiornando il sistema unionale di controllo e monitoraggio delle esportazioni, dell’intermediazione, dell’assistenza tecnica, del transito e del trasferimento dei prodotti a duplice uso.

Negli anni, infatti, il precedente quadro normativo è risultato parzialmente superato, non solo sul piano normativo per ragioni collegate all’allineamento al nuovo codice doganale dell’Unione europea del 2013 in vigore dal 1° maggio 2016, ma anche all’aggiornamento tecnologico, informatico e in generale digitale maturato sia nel dialogo tra imprese e amministrazione, sia nell’inclusione di beni intangibili nel novero dei prodotti duali.

Verificare i beni

Questi beni impegnano severamente le imprese che eseguono operazioni internazionali, specialmente quelle con forte vocazione all’esportazione. Prima di poter spedire tali beni, occorre verificare il loro uso militare da parte del cliente.

Nel caso in cui l’esportatore venga informato che alcuni beni duali non compresi nel regolamento sono o possono essere destinati a usi non convenzionali, possono applicarsi le clausole catch all o catch more, attraverso cui le autorità possono sottoporre ad autorizzazione anche l’esportazione di tali beni.

Le linee direttrici impongono alle imprese di rivedere i propri processi interni e di predisporre, nella logica della compliance e della snellezza dei traffici internazionali, piani di conformità che rispettino le raccomandazioni europee

Nel secondo caso, ove i beni siano inclusi negli elenchi tecnici del regolamento e dunque “listati”, questi devono essere considerati a uso duale e come tali sempre soggetti ad autorizzazione preventiva all’esportazione.

A quest’ultima ipotesi si accompagna la dichiarazione, al contrario, di libera esportazione (Y901), anch’essa responsabilizzante l’impresa con la quale, all’atto dell’esportazione, si attesta all’autorità doganale una qualità (non duale) del bene in export, con ogni conseguenza del caso in termini di responsabilità ed effetti sanzionatori conseguenti.

Lo strumento dell’export control

Il tema, ovviamente, si intreccia a doppio filo con le questioni generali connesse al cosiddetto export control, ossia al monitoraggio e alla verifica delle relazioni internazionali in essere tra privati e che, in molti casi, possono essere normativamente interdette, oppure soggette ad autorizzazione. Si pensi, per esempio, ai beni la cui commercializzazione è ristretta, alle ipotesi di embargo, alle misure soggettive imposte ad alcuni paesi esteri, ad alcune persone o gruppi di persone.

Sono tutti temi connessi prevalentemente alle esportazioni, che limitano molto, almeno in termini di compliance, le imprese nazionali che, prima di procedere alla vendita internazionale, devono procedere sia con monitoraggi in termini oggettivi (sul bene), sia con monitoraggi in termini soggettivi (sui clienti e prestatori di servizi connessi alla spedizione o al suo pagamento).

La questione non è poi così lontana come può apparire e, anzi, in alcuni settori come quelli dell’alta tecnologia, la chimica o la meccanica, è di interesse quotidiano, soprattutto per le ipotesi di esportazione in località sensibili ma comuni, come la Russia, il Medio Oriente, alcuni paesi del Sudest asiatico o del centro Africa.

Conoscere la filiera

Nasce dunque, per l’impresa, l’esigenza di conoscere a fondo non solo il prodotto, ma anche il cliente e i provider di servizi che contornano l’operazione, comprese le imprese di logistica, deposito, finanziamento o assicurazione coinvolte.

Questo impone un’attenta analisi della disciplina di settore, che sicuramente è complessa e articolata, e l’istituzione di procedure adeguate al monitoraggio dei flussi di export.

Si pensi a tutto il tema dei beni intangibili, delle tecnologie, dei software e delle cosiddette tecnologie di cyber-sorveglianza che rappresentano un rischio, oltre che per la sicurezza internazionale, anche per la salute e la sicurezza dei diritti umani.

Le imprese nazionali, prima di procedere alla vendita internazionale, devono procedere sia con monitoraggi in termini oggettivi (sul bene), sia con monitoraggi in termini soggettivi

Tutto questo ha un riflesso sanzionatorio estremamente rilevante. Di base, la sanzione per la mancata osservanza degli obblighi autorizzativi ha carattere penale, fatto che esclude eventuali ipotesi di ravvedimento e rende opportuno un ripensamento dell’intero impianto nella logica della disclosure e della compliance per gli operatori in buona fede.

Su questo, sarebbe opportuno un ripensamento del sistema che consideri, per esempio, le qualità o qualificazioni soggettive degli operatori (es. AEO, PIC, 231.01), l’occasionalità della condotta e l’attivazione spontanea.

PIC, AEO e monitoraggio

Proprio su questi temi si innesta l’upgrade che possono eseguire le imprese in materia di export control, integrando con piani interni di conformità (PIC), certificazione AEO e monitoraggio dei processi per la tutela dell’impresa in ottica di compliance.

Con queste attività le stesse imprese possono infatti garantire continuità al business minimizzando i rischi di fermo merce e, in generale, di applicazione di forti sanzioni connesse all’esportazione di beni duali o comunque soggetti a misure di controllo e vigilanza speciali.

Il tema è di grande interesse, specialmente per tutte quelle imprese che hanno necessità di gestire flussi massivi e operano sulla base di processi fondamentalmente automatizzati, standardizzati e su sistemi sicuri quanto rigidi.

La velocità dei traffici, unitamente al rapido avanzamento tecnologico con l’informatizzazione dei processi, rischia in concreto di rivelarsi estremamente pericolosa per le aziende impegnate in forti processi di esportazione.Questo vale tanto più per il prossimo futuro, vista la previsione di introdurre dal 2022 un sistema autorizzativo integralmente digitale (e-licensing), che di fatto comporta la necessità di mappature di flussi e processi.

Gli operatori potranno infatti automatizzare le richieste, specialmente quelle ripetitive e costanti nel tempo, con i dati di identificazione chiave – il prodotto, il cliente, il contratto e il pagamento – già in possesso dell’amministrazione.

L’auspicio è lo snellimento tanto delle istanze, quanto delle risposte da parte dell’amministrazione, che spesso ancora necessita di allineamenti alla velocità delle spedizioni.

Con piani interni di conformità, certificazione AEO e monitoraggio dei processi, le imprese possono garantire continuità al business minimizzando i rischi di forti sanzioni connesse all’esportazione di beni duali

I piani interni di conformità

Il centro di questo nuovo corso risiede nei PIC, ossia i piani interni di conformità previsti dal nuovo regolamento unionale sul dual use e spinti da una consistente raccomandazione e prassi dell’Unione europea, cui dovrà seguire un’omologa prassi nazionale.

Più propriamente, con la dicitura PIC si intendono le politiche e le procedure efficaci, appropriate e proporzionate adottate dagli esportatori per facilitare il rispetto delle disposizioni e degli obiettivi del regolamento dual use e dei termini e delle condizioni delle autorizzazioni attuate a norma dello stesso, comprese le misure di due diligence per valutare i rischi connessi all’esportazione dei prodotti verso gli utilizzatori finali e gli usi finali.

L’adozione di un PIC, dunque, nel quadro di una prassi applicativa che trova il suo punto di riferimento nella raccomandazione (UE) 2021/1700 del 15 settembre 2021 della Commissione europea, riveste ora un ruolo centrale, come confermato dal considerando 7 del Reg. Ue 821.21.

Inoltre, ai sensi degli artt. 2 e 12, l’adozione di un PIC costituisce la condizione necessaria per l’ottenimento delle autorizzazioni globali e per l’autorizzazione generale dell’UE – AGEU007 – relativa al trasferimento infragruppo di software e tecnologie, senza possibilità di deroga.

Il tema si collega alla responsabilità dell’impresa e all’adozione delle misure di prevenzione e compliance tipiche dello scudo previsto dalla disciplina di cui al D.Lgs. n. 231.01; la sanzione penale prevista per la violazione degli obblighi dual use e/o le sanzioni connesse rischiano di cadere nel perimetro della responsabilità d’impresa, ragione per cui i rispettivi schemi di tutela devono intrecciarsi.

Ma prima ancora, il tema del dual use si collega, sul piano doganale, alla questione dell’autorizzazione AEO, la certificazione di qualità doganale delle imprese che conferisce ai soggetti valutati affidabili una serie rilevante di benefici e vantaggi.

Non solo perché i soggetti AEO devono avere maggiore tutela anche in ambito di export di beni duali, ma anche perché un eventuale illecito in materia rischia di compromettere lo status. In questa logica, a protezione dei brand, del business e del suo management, è più che opportuna una riflessione di prospettiva sui processi di compliance.

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